از آنجایی که دورکاری به ویژه در صنعت فناوری رایج تر می شود، برای کسب و کارها بسیار مهم است که پیامدهای مالیاتی ناشی از کار کارکنان از مکان های مختلف را درک کنند. یکی از این ملاحظات، قانون “راحتی کارفرما” نیویورک است که بر نحوه مالیات کارمندان خارجی تأثیر می گذارد. برای شرکت‌های فناوری که نیویورک را مقر خود می‌دانند، این قانون می‌تواند بر تصمیم‌گیری‌ها درباره محل تأسیس دفاتر و نحوه ساختار ترتیبات کار از راه دور تأثیر بگذارد.
قانون راحتی کارفرما چیست؟
قانون راحتی کارفرما برای کارمندان خارجی که از راه دور برای یک شرکت مستقر در نیویورک کار می کنند اعمال می شود. بر اساس این قانون، اگر یک کارمند غیر مقیم برای راحتی خود و نه به عنوان یک ضرورت برای کارفرما از خانه کار کند، نیویورک آن روزها را روزهای کاری نیویورک در نظر می گیرد و مشمول مالیات بر درآمد ایالت نیویورک می شود. برعکس، اگر دورکاری برای اهداف تجاری و به دلیل نیاز کارفرما مورد نیاز باشد، ممکن است این روزها به خارج از نیویورک برای اهداف مالیاتی اختصاص داده شود.
چگونه این قانون بر شرکت های فناوری تأثیر می گذارد
برای شرکت های فناوری که اغلب نیروی کار از راه دور، به ویژه کارمندان خارجی را استخدام می کنند، این قانون می تواند منجر به عوارض مالیاتی شود. شرکت‌هایی که مقر آنها در نیویورک است، اما با کارکنانی در سراسر ایالات متحده پراکنده شده‌اند، ممکن است متوجه شوند که کارمندان خارجی همچنان به مالیات بر درآمد نیویورک بدهکار هستند، بسته به نحوه طبقه‌بندی دورکاری آنها.
شرکت‌های فناوری که به شدت به دورکاری متکی هستند، ممکن است با افزایش بار مالیاتی بر کارمندان مواجه شوند، اگر «راحتی» کار از خانه به‌دقت به عنوان یک ضرورت طراحی نشود. عدم مستندسازی صحیح نیاز به دورکاری می‌تواند منجر به مشمول مالیات بر کارمندان نیویورک شود، حتی اگر به صورت فیزیکی در ایالت دیگری کار کنند.
فرصت های برنامه ریزی برای شرکت های فناوری
هنگام ساختاردهی نیروی کار و انتخاب محل دفتر مرکزی، شرکت‌های فناوری باید استراتژی‌های برنامه‌ریزی زیر را برای به حداقل رساندن تأثیر قوانین «راحتی کارفرمایان» نیویورک و سایر ایالت‌ها در نظر بگیرند:
- دورکاری را به عنوان یک ضرورت تجاری تعریف کنید: برای اجتناب از مسئولیت مالیاتی نیویورک و دلاور، شرکت ها می توانند کار از راه دور را به عنوان یک ضرورت و نه به عنوان یک راحتی ساختار دهند. به عنوان مثال، اگر برخی از نقش‌ها مستلزم این است که کارمندان نزدیک‌تر به مشتریان کار کنند یا تجهیزات تخصصی در دفتر شرکت در دسترس نباشد، ممکن است یک دفتر کار خانگی به عنوان «دفتر کارفرمایی با ارزش» طبقه‌بندی شود. این امر مستلزم مستندات دقیق است، از جمله قراردادهای کاری یا سیاست هایی مبنی بر اینکه محل کار از راه دور برای عملیات تجاری ضروری است. این نوار در اینجا بسیار بالاست و ممکن است بر شما و کارمندانتان مالیات وارد کند.
- ملاحظات مکان دفتر مرکزی: شرکت‌های فناوری که انتظار دارند نیروی کار بزرگ و از راه دور را حفظ کنند، ممکن است مکان‌های دفتر مرکزی جایگزین را در خارج از ایالت‌هایی مانند نیویورک و دلاور در نظر بگیرند تا از قانون راحتی به‌کلی اجتناب کنند. ایالت هایی مانند فلوریدا یا تگزاس ممکن است مزایای مالیاتی ارائه دهند زیرا قوانین مشابهی برای مالیات دادن به کارگران از راه دور ندارند. این می تواند منجر به محیط مالیاتی مطلوب تری هم برای شرکت و هم برای کارکنان آن شود. مهم است که در جریان تغییرات قوانین در ایالت هایی باشید که مقر آنها را در نظر دارید، زیرا ایالت ها فعالانه در تلاش هستند تا راه هایی برای ایجاد درآمد مالیاتی بیابند و قوانین امروز ممکن است فردا تغییر کنند.
- از چندین مکان اداری استفاده کنید: راه اندازی دفاتر ماهواره ای در کشورهایی که کارکنان از راه دور مستقر هستند، می تواند به شرکت های فناوری کمک کند تا نیاز “ضرورت” را برآورده کنند. اگر محل اصلی کسب و کار یک کارمند یک دفتر با حسن نیت در خارج از نیویورک یا دلاور باشد، شرکت می تواند از مالیات روزهای کار کارمند در آن ایالت ها اجتناب کند. این می تواند برای کارمندانی که از کشورهای دیگر کار می کنند تخفیف مالیاتی ایجاد کند.
- حسابرسی و بررسی سیاست های دورکاری: بازنگری و به‌روزرسانی منظم سیاست‌های دورکاری برای مطابقت با قوانین مالیاتی بسیار مهم است. کارفرمایان باید اطمینان حاصل کنند که ماهیت دورکاری به طور واضح به عنوان یک الزام شغلی، به ویژه برای کارمندان خارجی، مستند شده است. ایجاد اسناد واضح که نیاز به کار در خارج از نیویورک یا دلاور را پشتیبانی می کند، می تواند به کاهش قرار گرفتن در معرض مالیات شرکت و کارمند کمک کند.
از سال 2024، قانون “راحتی کارفرما” توسط چندین ایالت برای تعیین مالیات بر درآمد کارمندان خارجی که از راه دور برای کارفرمایان داخلی کار می کنند، اعمال شده است. این قانون افراد غیر مقیم را ملزم می کند که در صورتی که برای راحتی خود و نه برای نیاز کارفرما از راه دور کار می کنند، مالیات بر درآمد را در کشوری که کارفرمای آنها در آن مستقر است پرداخت کنند. کشورهای دارای این قانون عبارتند از:
- نیویورک – یکی از سختگیرترین مجریان قانون. اگر فردی غیر مقیم خارج از نیویورک برای راحتی خود از راه دور کار کند، همچنان مالیات بر درآمد ایالت نیویورک بدهکار است.
- کانکتیکات – قانون را اعمال می کند اما برای مالیات های پرداخت شده به سایر ایالت هایی که قوانین مشابهی دارند اعتبار می دهد.
- دلاور – افراد غیر مقیمی که برای راحتی خود در خارج از دلاور کار می کنند هنوز مالیات بر درآمد دلاور را بدهکار هستند.
- نبراسکا – مانند دیگران، اگر دورکاری برای راحتی آنها باشد، از دورکارها باید مالیات بر درآمد ایالتی بپردازند.
- پنسیلوانیا – همچنین این قانون را برای کارگران از راه دور خارجی اعمال می کند.
- نیوجرسی – نیوجرسی اجرای قانون راحتی کارفرما برای افراد غیر مقیم را در سال 2024 آغاز کرد، به ماسبق تا 1 ژانویه 2023. پیوند به اطلاعات بیشتر اینجا
قانون “راحتی کارفرما” می تواند منجر به مالیات مضاعف شود اگر دولت محل کار کارمند اعتباری برای مالیات های پرداختی به ایالت کارفرما ارائه نکند، بنابراین برای کارگران از راه دور مهم است که بر این اساس برنامه ریزی کنند.
نتیجه گیری
برای شرکت های فناوری با نیروی کار قابل توجه از راه دور، قانون راحتی کارفرمای نیویورک یک چالش مالیاتی منحصر به فرد را ارائه می دهد. با ساختار راهبردی کار از راه دور به عنوان یک ضرورت تجاری، کاوش در مکان‌های ستادی جایگزین و حفظ اسناد و مدارک مناسب، شرکت‌های فناوری می‌توانند اثرات مالیاتی این قانون را کاهش دهند. برنامه ریزی از قبل و آگاهی از پیامدهای مالیاتی دورکاری می تواند به شرکت های فناوری در جذب و حفظ استعدادها و در عین حال بهینه سازی تعهدات مالیاتی خود کمک کند.
پیمایش در پیچیدگی‌های قوانین مالیاتی چند ایالتی می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما با برنامه‌ریزی مناسب، شرکت‌های فناوری می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند که به نفع کسب و کار و کارمندانشان باشد. مهم است که با یک متخصص مالیات و وکیل برای بررسی حقایق در مورد شرایط شرکت خود مشورت کنید. مشاوره در قوانین ایالت نیویورک که مشخص شد بسیار مهم است. در صورت تمایل با تیم ما تماس بگیرید اینجا برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه می توانیم به شما در درک تعهدات خود به عنوان یک کارفرما کمک کنیم.