بنیانگذاران و تیم های مالی می خواهند انگشت خود را روی نبض سلامتی شرکت نگه دارند. با بسته شدن در پایان ماه، آنها نمای دقیق مورد نیاز برای ارزیابی مسیر، روند درآمد و موارد دیگر را دریافت می کنند. علاوه بر این، این مرحله منظم تضمین می کند که صورت های مالی مورد نیاز سرمایه گذاران و مقامات مالیاتی به روز و دقیق باقی می مانند.
در حالی که بسته شدن در پایان ماه دارای چندین مزیت است، اما یک ایراد عمده دارد: تلاش لازم برای تکمیل آن. خوشبختانه، الف چک لیست و حق ابزار فنی برای سبک کردن بار اینجا راه طولانی را طی کنید. به همین ترتیب، انجام چند مرحله در حال حاضر می تواند به شما کمک کند تا بسته شدن آخر ماه شما آسان تر و دقیق تر شود.
به طور خاص، ما توصیه می کنیم که همه بنیانگذاران و تیم های مالی موارد زیر را انجام دهند:
فرآیندهای خود را شفاف و محکم کنید
بسته شدن شما در پایان ماه کمی شبیه یک رقص است. اولین باری که این کار را انجام می دهید، ممکن است مراحل گیج کننده به نظر برسند و ممکن است مطمئن نباشید که چگونه با هم هماهنگ می شوند. تا زمانی که آن را تمام کنید، ممکن است احساس کنید که دزدیده شده اید.
اما ماه بعد، هر مرحله کمی آشناتر به نظر می رسد. شما شروع به درک بهتر ریتم و نحوه حرکت همه چیز در پشت سر هم می کنید.
تا شش ماهگی، باید بتوانید با راحتی و آسودگی در رقص حرکت کنید.
حداقل اگر هر بار همان طراحی رقص را دنبال کنید. اما اگر به پایان ماه خود اجازه دهید از مراحل مختلف در ترتیب متفاوتی استفاده کند، هر ماه به اندازه ماه اول چالش برانگیز خواهد بود.
بنیانگذارانی که به دنبال بهبود دقت و سرعت بسته شدن پایان ماه خود هستند، نیاز به ثبات دارند. مراحل زیر به شما کمک می کند تا پایان ماه گذشته را در ماه های آینده به موفقیت تبدیل کنید:
-
- روشهای عملیاتی استاندارد را توسعه دهید. تمام مراحل مورد نیاز برای بسته شدن در پایان ماه را بنویسید، از جمله اینکه چه کسی آنها را انجام می دهد و چگونه مراحل از یک طرف مسئول به طرف بعدی منتقل می شود.
- یک چک لیست بنویسید. هنگامی که ایده روشنی از مراحل لازم برای علامت گذاری پایان ماه به عنوان کامل داشتید، یک چک لیست برای هدایت فرآیند ایجاد کنید. آن را به تیمی که مسئول بسته شدن است توزیع کنید تا همه در مورد کارهایی که باید انجام شود و توسط چه کسی باید یکسان باشند. در حالت ایده‌آل، این چک لیست جایی است که همه می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند و آن را به‌روز کنند (مثلاً نرم‌افزار گردش کار، ERP شما) تا همیشه مشخص باشد که چه کسی توپ را در زمین خود دارد.
- تعیین و ارسال ضرب الاجل. سپس تاریخ را به هر آیتم چک لیست پیوست کنید. تعیین این مهلت ها به شما کمک می کند تا از کارایی و به موقع بودن در پایان ماه اطمینان حاصل کنید. اگر ضرب‌الاجل‌هایی برای افرادی وجود دارد که مستقیماً در بسته شدن شرکت ندارند – مانند ضرب‌الاجل‌هایی برای ثبت گزارش هزینه‌های کارکنان – راهی برای نگه داشتن آنها در مقابل طرف‌های مربوطه ایجاد کنید.
- ارائه آموزش. اگر افراد دیگری در بسته شدن آخر ماه شما نقش دارند، مهم است که آنها را برای موفقیت آماده کنید. اجازه دهید قبل از اینکه خودشان نقش را به عهده بگیرند، یک یا دو ماه شما یا شخص مالی مناسب را تحت نظر داشته باشند. اگر قرار است از نرم افزار برای وظایف آخر ماه خود استفاده کنند، مطمئن شوید که با آن ابزار نیز راحت هستند. اگر این کار را نکنند، فروشنده نرم افزار ممکن است آموزش هایی را ارائه دهد که می توانید از آنها استفاده کنید.
یک ذهنیت بهبود مستمر را اعمال کنید
ممکن است به پایان ماه برسید و بسیار وسوسه شوید که این وظیفه را از لیست خارج کنید و سپس کنار بروید. از آنجا که این کار ماهانه اغلب بسیار طاقت فرسا به نظر می رسد – به خصوص در روزهای اولیه انجام آن – قابل درک است. اما اگر روند بسته شدن خود را بهبود ندهید، همچنان احساس می کنید ماه به ماه افزایش زیادی دریافت می کنید.
مدتی (حتی 20 دقیقه) پس از پایان ماه برای تأمل در روند کار صرف کنید. چه چیزی خوب کار می کند؟ کجا می توانید بر این موفقیت بسازید تا ماه های آینده را آسان تر کنید؟ برای مثال، اگر اتوماسیون گام‌های خاصی را ساده‌تر کند، ممکن است به دنبال روشهای دیگری برای استفاده از فناوری برای کمک به بستن پایان ماه آینده باشد.
به همین ترتیب، بزرگترین نقاط درد خود را شناسایی کنید. اگر پینگ گرفتن از مردم برای دریافت رسید تا بتوانید مدیریت هزینه را ببندید سنگین (و آزاردهنده) بوده است، این نشانه ای است که شما باید این فرآیند را به دقت تنظیم کنید. ضرب‌الاجل‌های واضح‌تر و فناوری‌های مالی که ارسال گزارش‌های هزینه‌ها را آسان‌تر می‌کنند نیز می‌توانند در این زمینه کمک کنند.
به هر حال، اگر به پایان ماه فشار بیاورید تا میز خود را در ثانیه ای که تمام می شود ببندید، احتمالاً این روند را چندان بهبود نمی دهید. اما صرف کمی زمان و تلاش در حال حاضر می تواند نتایج بزرگی را در این راه به ارمغان بیاورد.
برای مثال، اگر یک ساعت را صرف پیاده‌سازی یک ابزار اتوماسیون جدید کنید، اما با هر بسته شدن آن، 10 دقیقه صرفه‌جویی کنید، در عرض شش ماه شاهد بازگشت سرمایه خواهید بود. و با فرض اینکه کسب و کار شما برای دهه های آینده رونق داشته باشد، همچنان چندین برابر از این مزیت بهره مند خواهید شد.
چک و تعادل را یکپارچه کنید
بسته شدن پایان ماه شما به سلامت مالی شرکت فناوری خود چشم انداز حیاتی می دهد. در عین حال، گزارش‌های مالی مورد نیاز شما برای سازگاری و اطلاع سرمایه‌گذاران را تولید می‌کند. اما اگر بسته شدن دقیق نباشد، هر دوی این مزایا را از دست خواهید داد.
برای اطمینان از دقت مورد نیاز، در اینجا چند بررسی و تعادل وجود دارد که می توانید اعمال کنید:
- داده ها و اسنادی را که برای بسته شدن در راه حل های فین تک شما جمع آوری می شود، ضبط کنید. این کار دنباله کاغذی را ایجاد می کند که در صورت ممیزی به آن نیاز دارید.
- به تمام نقشه‌هایی که خودکار هستند نگاهی بیندازید. در حالی که استفاده از فناوری برای تطبیق صورت‌حساب‌های بانکی با سوابق هزینه‌های داخلی و صورت‌حساب‌ها با پرداخت‌ها زندگی را آسان‌تر می‌کند، بازبینی نتایج نیز ضروری است. به این ترتیب، اگر چیزی اشتباه دسته بندی شود، مشکل را زود تشخیص می دهید.
- از تجزیه و تحلیل های مبتنی بر هوش مصنوعی برای جستجوی انحرافات از داده های پایان ماه پایانی تاریخی استفاده کنید.
- برای بررسی بسته شدن در پایان ماه پس از اتمام، جلسه ای را با سهامداران کلیدی برنامه ریزی کنید.
تقویت فرآیند بسته شدن پایان ماه خود، بهبود مستمر آن، و ایجاد کنترل و تعادل به شما کمک می کند تا از این کار برنامه ریزی شده به طور منظم بیشترین بهره را ببرید.
اگر ایده این تنظیمات دقیق را دوست دارید، اما پهنای باند لازم برای انجام آنها را ندارید، می توانیم کمک کنیم. ما به عنوان حسابداران باتجربه می توانیم بیشتر کارهای آخر ماه شما را انجام دهیم تا بتوانید بر بهترین استفاده از نتایج برای موفقیت شرکت خود تمرکز کنید. با ما تماس بگیرید برای کشف اینکه چگونه می توانیم در اینجا از شما حمایت کنیم.