بستن پایان ماه به روش های بی شماری به شرکت فناوری شما کمک می کند. اول اینکه از صحت کتاب های شما اطمینان حاصل می کند. اگر مسیر خود را سریع‌تر از حد انتظار طی می‌کنید، این بررسی منظم شما را زودتر به مشکل راهنمایی می‌کند.
دوم، تصویر واضحی از وضعیت مالی فعلی و روندهای تاریخی به شما می دهد. نگاهی به روزهای پایانی ماه گذشته می تواند به شما در تصمیم گیری استراتژیک برای پیشبرد استارتاپ خود کمک کند.
علاوه بر این، بسته شدن پایان ماه سوابق مالی شما را در بهترین حالت نگه می دارد، بنابراین شما همیشه آماده پاسخگویی به سوالات سرمایه گذار هستید.
به هر حال، با انجام این کار ماهی یک بار می توانید درآمد زیادی کسب کنید. و ما یک لیست شش مرحله ای داریم که به شما کمک می کند تا از آن بهترین استفاده را ببرید.
شماره 1: خود را برای موفقیت آماده کنید
اگر دائماً به دنبال مستندات هستید یا منتظر پاسخ دادن به سؤالات هستید، بسته شدن در پایان ماه می تواند دردسر بزرگی به نظر برسد. برای ساده کردن این فرآیند، قبل از غواصی، آنچه را که نیاز دارید جمع آوری کنید:
- صورت حساب های بانکی
- مطالبات
- کل موجودی
- فاکتورهای برجسته تامین کننده/تامین کننده
- مبلغ کل پول نقد (در صورت وجود)
- یادداشت هزینه
- صورت سود و زیان ماه گذشته
- ترازنامه ماه گذشته
- صورت جریان نقدی ماه گذشته
این را سریع بچرخانید. این ممکن است نشان دهد که قبل از اینکه بتوانید به طور موثر بسته شدن پایان ماه خود را کامل کنید، یک منطقه خاص به توجه شما – یا توجه فردی در تیم مالی شما نیاز دارد.
شماره 2: بررسی و موافقت
اکنون تعادل خود را در بالای شمع قرار دهید. زمان بررسی و تطبیق همه حساب‌های فهرست‌شده در آنجا است، از جمله:
- مطالبات
- تعهدات
- حساب های بانکی
- حساب های کارت اعتباری
- دارایی های ثابت
- تعهدات
هر کدام را یک به یک مرور کنید و مطمئن شوید که همه چیز به درستی ثبت و هماهنگ شده است. این به معنای تطبیق صورت‌حساب‌های تامین‌کننده با حساب‌های قابل پرداخت شما، تطبیق پرداخت‌های کارت اعتباری با برداشت‌های بانکی مربوطه، بررسی گزارش‌های هزینه در برابر رسیدهای مربوطه و غیره است.
اگر چیزی مطابقت نداشت، آن را علامت گذاری کنید. برای مثال، هنگام بررسی حساب‌های دریافتنی، ممکن است متوجه شوید که فاکتور مشتری پرداخت نشده است. می‌توانید یک فایل یا پوشه جداگانه برای موارد اقدامی که در حین تطبیق در طول پایان ماه افشا می‌کنید، ایجاد کنید.
شماره 3: ثبت درآمد
گام بعدی این است که تمام درآمدها و هزینه های خود را برای ماه مورد نظر به درستی ثبت کنید.
همانطور که این کار را انجام می دهید، دوباره بررسی کنید که آیا چیزها را در دوره درست ضبط می کنید. اگر استفاده می کنید حسابداری تعهدی (که ما برای اکثر شرکت های فناوری توصیه می کنیم)، درآمد شناسایی شده شما به جای اینکه به عنوان مبلغ یکجا در تاریخ پرداخت ثبت شود، در دوره زمانی مناسب توزیع می شود. روش حسابداری خود را در حین انجام تطابقات خود در نظر داشته باشید.
در اینجا اقلام تعهدی خود را فراموش نکنید. اینها درآمد یا هزینه هایی هستند که هنوز از نظر فنی در دفاتر شما ثبت نشده اند. اگر کاری را برای مشتری انجام داده اید، اما آنها هنوز پولی به شما نداده اند، یا چیزی را خریداری کرده اید اما فاکتور را انجام نداده اید، این یک تعهدی است. اقلام تعهدی که به عنوان دارایی به شما پرداخت می شود و اقلام تعهدی که به عنوان بدهی دارید را در ترازنامه خود ثبت کنید.
شماره 4: با دارایی ها و بدهی ها سر و کار داشته باشید
در حالت ایده آل، شما باید فهرستی از تمام دارایی های ثابت و نقدی شرکت فناوری خود داشته باشید. اگر این کار را نمی‌کنید، برای ساختن آن زمان کمی در تقویم خود بگذارید. شما می توانید از این منبع در پایان هر ماه در آینده استفاده کنید.
دارایی های ثابت را بررسی و مطابقت دهید تا مطمئن شوید که آنها به درستی در سوابق حسابداری شما ثبت شده اند. در بسیاری از موارد، این صرفاً به معنای محاسبه استهلاک (مثلاً برای وسایل نقلیه شرکت) یا افزایش ارزش (مثلاً برای املاک و مستغلات شرکت) است.
همچنین دارایی های نامشهود خود مانند مالکیت معنوی را همسو کنید. در بیشتر موارد، شما دارایی های نامشهود را در یک دوره 15 ساله مستهلک می کنید.
به عنوان بخشی از پایان ماه تعهدات خود را مرور کنید. همه وام‌ها و اجاره‌نامه‌ها را مرور کنید تا مطمئن شوید که بازپرداخت‌های خود را انجام می‌دهید و برنامه بازپرداخت شما مطابق انتظار پیش می‌رود.
شماره 5: برای بهبود در ماه آینده گام بردارید
می توانید تعطیلات پایان ماه را به ابزاری تبدیل کنید که شرکت شما را به جلو می برد. به دنبال راه‌هایی برای کسب درآمد یا کاهش/حذف هزینه‌ها در حین انجام این فرآیند بررسی ماهانه باشید.
به عنوان مثال، بسیاری از شرکت های فناوری از استفاده از پایان ماه نزدیک سود می برند:
- فاکتورهای معوق را شناسایی کنید و برای جمع آوری آنها برنامه ریزی کنید
- موجودی را ارزیابی کنید و برای کمبود یا مازاد برنامه ریزی کنید
- دارایی های کاملا مستهلک شده یا منسوخ شده را شناسایی و بازنشسته کنید
حسابدار شما می‌تواند به شما توصیه کند که چگونه می‌توانید از تعطیلی پایان ماه بر اساس مدل کسب‌وکار و مرحله فعلی شرکت‌تان بهترین استفاده را ببرید.
شماره 6: صورت های مالی خود را تایپ کنید
بسته شدن پایان ماه فقط یک جعبه نیست که شما آن را بررسی کنید. این راهی است برای ایجاد صورت‌های مالی که شرکت فناوری شما به آن نیاز دارد تا سرمایه‌گذاران را راضی کند، با الزامات قانونی مطابقت داشته باشد و از امور مالی خود مراقبت کند.
تا زمانی که این فرآیند را تکمیل می کنید، باید به روز رسانی کرده باشید:
- صورت سود و زیان (نشان دادن محل ورود و خروج پول)
- ترازنامه (شامل تمام دارایی ها و بدهی های شما)
- صورت جریان وجوه نقد (ثبت معاملات و مانده نقدی)
اگر ایجاد این صورت‌های مالی سخت به نظر می‌رسد، احتمالاً به این دلیل است که شما اغلب آن را انجام نمی‌دهید. بسته شدن در پایان ماه تضمین می‌کند که وقتی داده‌ها تازه هستند و به راحتی در دسترس هستند، همه چیز را به‌روز نگه می‌دارید. این شما را به مشکلات قبل از اینکه فرصتی برای پیشرفت داشته باشند، نشان می دهد. و شما را از موقعیت های مالی که در حال حاضر در حال توسعه یا احتمال وقوع هستند مطلع می کند.
همه اینها به شما کمک می کند تا شرکت فناوری خود را در بهترین موقعیت برای موفقیت قرار دهید. و دریافت چنین وضوحی به صورت ماهانه به شما کمک می‌کند تا در مسیر ادامه دهید یا در صورت لزوم تغییر مسیر دهید.
همچنین، هنگامی که کار ایجاد صورت های مالی کلیدی را به صورت ماهانه انجام می دهید، با مراحل مربوطه آشنا می شوید. این فرآیند را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند و در عین حال به شما اطلاع می‌دهد که به کدام منابع داده‌های مالی نیاز دارید.
به هر حال، بسته شدن آخر ماه کمک می‌کند کتاب‌های شما دقیق بماند و شرکت شما در مسیر موفقیت باشد. این تضمین می کند که شما برای درخواست های سرمایه گذاران، حسابرسان خارجی، مقامات مالیاتی و دیگران آماده هستید. و هر چه بیشتر این کار را انجام دهید، آسان تر می شود.
با این حال، بسته شدن در پایان ماه اول می تواند یک پیشرفت بزرگ باشد – به خصوص اگر شرکت شما به طور منظم وضعیت مالی و صورت های خود را ارزیابی نکرده باشد. ما می توانیم کمک کنیم. به عنوان حسابداران متخصص در کار با شرکت های فناوری، تیم ما در کنار شما می آید تا پایان ماه را هدایت کند. علاوه بر این، می‌توانیم فرآیندی را برای سهولت در ماه‌های آینده ایجاد کنیم. برای یادگیری بیشتر، تماس بگیرید.